企業(yè)在制定流程文件的時候，朗歐企管一直強(qiáng)調(diào)一個原則：流程文件要研討，在討論階段合理性大于權(quán)威性，在執(zhí)行階段權(quán)威性大于合理性！
跟誰研討？有些企業(yè)從來就沒有開會的習(xí)慣，如何才能推動開會---研討---制定流程？
在朗歐企管大講壇的QQ交流群里面有學(xué)員提了這么個問題：“我們從不開會，作為中層，如何才能推動開會---研討---制定流程？”據(jù)了解，該企業(yè)平時通過電話、QQ溝通，企業(yè)有個部門經(jīng)理有要求一個月或者2周開會議，但是一直沒有實行下去。最后導(dǎo)致，出了問題互相扯皮，問題一直得不到解決的。為此，朗歐企管創(chuàng)始人張應(yīng)春老師作出了獨特的見解：
首先：我們要改變一個認(rèn)識上的誤區(qū)，即很多會議性質(zhì)我們沒有弄清楚，其實會議可以分為研討性質(zhì)的會議和確認(rèn)性質(zhì)的會議，比如像流程標(biāo)準(zhǔn)的制定前期的研討就屬于研討性質(zhì)的會議，在這種會議上大家可以各抒己見；而確認(rèn)性質(zhì)的會議，例如周例會，品質(zhì)例會等等，在這種會議上就要有確確的議程、發(fā)主順序，時間等都要有明確的規(guī)定！
其次：就是我們在開會的時候，不能夠?qū)h理解成一個講問題的場所，更多的是一個確認(rèn)責(zé)任與義務(wù)的公開場合，要想開好一個會議，其實80%的工作是在會議前進(jìn)行的，20%在會中控制。
下面就如何做一些會前的準(zhǔn)備工作，提出一些建議給到大家，因為我們做咨詢每家企業(yè)都要開會，我們老師也主持了很多會議，經(jīng)驗小結(jié)，希望對大家有幫助！
1.會前要確定會議主題，明確會議的內(nèi)容，只有明確了會議主題，核心內(nèi)容，才能夠確定在這一塊的具體核心人員有哪些要參加，誰來主持，哪位高層“坐陣”；
2.在開會前要將所需要展示的資料進(jìn)行收集，例如召開公司層面的周工作匯報會的話，那各個部門就要做一個PPT，將上一周的各項目關(guān)鍵指標(biāo)情況、達(dá)成情況、異常情況進(jìn)行通報。還要包括下周重點工作計劃，以及上周沒有達(dá)成的原因分析和行動措施，且行動作措施一定要是可操作性的，必須具備：誰（責(zé)任人）什么時間（具體完成時間節(jié)點）做什么動作（具體事項）。在會議上一定得避免假大空的話！
3.制定明確的會議議程，確定明確的發(fā)言順序及發(fā)言時間，我們朗歐老師在企業(yè)里面組織召開會議，都有人進(jìn)行每人發(fā)言時間的記錄的，誰超時就要按照會議管理制度來進(jìn)行究責(zé)，其實都是一些原先的習(xí)慣而已，前期很痛苦，但一兩個月后效率會很高！
4.會議主持人要事先了解各部門的匯報內(nèi)容，做到心中有數(shù)，這樣在會議上才能有針對性的進(jìn)行總結(jié)、點評、究責(zé)、布置任務(wù)，下達(dá)決議等！
5.會議時間要明確，其實每家企業(yè)都應(yīng)當(dāng)將本公司的會議制定一個例會一覽表，每周哪幾天固定的召開什么樣的會議，如果是例會，就不用每次都另行通知，如果是臨時性的會議，那么就要提前進(jìn)行通知！
6.每次同類型會議開始之前一定得將上次會議形成的會議決議的完成情況進(jìn)行通報，避免大家開會說完了不執(zhí)行決議，議而不行的問題，如果上周決議沒有執(zhí)行，還要進(jìn)行糾責(zé)！這樣形成一個事情－－會議－－追蹤－－－解決的一個閉環(huán)！
7.會議過程中嚴(yán)格按照議程進(jìn)行，并且在會議過程中會議決議要找專人進(jìn)行記錄，會議決議一定要具體到誰（責(zé)任人）什么時間（具體完成時間節(jié)點）做什么動作（具體事項），以便好抓執(zhí)行，我們在定決議的時候就要考慮到這條決議執(zhí)不執(zhí)行得了，如果執(zhí)行不了，寧可不定！?。?/SPAN>
8.會后要對會議內(nèi)容進(jìn)行整理，將形成的決議，記錄打印出來，讓參會人員簽名確認(rèn)，避免大家以后又說忘記了或者我沒說過，沒答應(yīng)過這樣的話語來推托責(zé)任！
要講得還有很多很多，注意的還有很多，由于時間關(guān)系，今天就跟大家聊到這里，歡迎大家提問題，我有時間就會跟大家進(jìn)行一些交流，就如何開好一個會議來講，總結(jié)一句話：會前有準(zhǔn)備、會中要控制、會后要追蹤!
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